主要领导坐局中，2号领导在其左侧，3号领导在其右侧，以此类推。倒水时不宜过满，一般七八分为宜；一般从领导的右侧拿杯倒水，主席台上要在领导的背后倒水。端放茶杯应该动作轻便，不要把茶杯从领导的肩部或头部越过。

会议场所大小要适中。会场太大，人数太少，空下的座位太多，松松散散，给与会者一种不景气的感觉会场太小，人数过多，挤在一起，像乡下人赶集，不仅显得小气，而且也根本无法把会开好。所以，英国的首相丘吉尔曾说：绝对不用太大的房间，而只要一个大小正好的房间。

要确保会议的顺利进行，必须要对会议接待人员进行明确分工，具体内容：

1、确定惟一的联络人：要确定惟一的联络人员，而且要自始至终由这个人来联系，千万不要今天这个人负责联系，明天又换另外一个，这样会让接到通知的人搞不清到底是哪一个部门通知开会。

2、确定主席：要从会议召集者、参与会议的最高领导、与议题关系最为紧密的人、现场控制能力较强的人和各方面代表均能接受的人中选定合适的会议主席。

3、确定会议记录者：好的会议记录者，除了具备倾听、互动、发表意见的能力，而且还要具有良好的组织、综合、比较能力。在会议过程中，会议记录者有义务适时帮助与会者有系统地陈述意见及遵照议程进行讨论。